Почему выбрали именно вас
Выездные проверки назначают не случайно. Налоговая заранее анализирует отчётность и банковские данные компании или ИП и выбирает тех, у кого риск доначислений выше. Ориентиры для отбора публично описаны в Концепции системы планирования выездных налоговых проверок (приказ ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@): налоговая нагрузка ниже средней по отрасли, убытки несколько лет подряд, высокая доля вычетов по НДС, зарплата ниже среднеотраслевой, работа через посредников без экономического смысла.
Перед назначением проверки инспекция часто приглашает на комиссию по легализации налоговой базы или направляет письмо с предложением самостоятельно уточнить обязательства. Если такие письма приходили, перечитайте их: в них нередко прямо названы контрагенты и операции, к которым есть вопросы.
Поэтому к проверке нужно относиться как к делу, где у инспекции уже есть версия. Задача первых дней — понять эту версию и подготовить ответ.
1. Внимательно прочитайте решение
В решении о проведении проверки указаны проверяемые налоги и период. Выездная проверка может охватывать не более трёх календарных лет, предшествующих году вынесения решения (п. 4 ст. 89 НК РФ). Всё, что выходит за эти рамки, инспекция по общему правилу требовать не вправе.
Проверьте также, кто из инспекторов включён в группу, и сохраните конверт или квитанцию о получении решения в личном кабинете — от дат зависят сроки.
2. Запомните сроки проверки
- Проверка длится до двух месяцев. Её могут продлить до четырёх, а в исключительных случаях до шести месяцев (п. 6 ст. 89 НК РФ).
- Проверку могут приостановить для истребования документов, экспертизы или запросов, в общей сложности не более чем на шесть месяцев; при запросах в иностранные органы — ещё на три месяца (п. 9 ст. 89 НК РФ).
- В последний день составляется справка о проведённой проверке — с неё начинается отсчёт срока на акт.
Во время приостановления инспекция не вправе требовать у вас документы, но может работать с контрагентами и банками.
3. Не отправляйте документы «пачкой»
На требование о представлении документов отвечают в течение 10 рабочих дней со дня получения (п. 3 ст. 93 НК РФ). Если не успеваете, уведомление о невозможности представить документы в срок нужно направить не позднее дня, следующего за днём получения требования, с указанием причин и реального срока. Инспекция решает вопрос о продлении в течение двух дней.
Перед отправкой проверьте, относятся ли запрошенные документы к предмету и периоду проверки, сделайте опись и заверьте копии. За непредставление документов в срок предусмотрен штраф по ст. 126 НК РФ — 200 ₽ за каждый документ, а инспекция вправе провести выемку (ст. 94 НК РФ). Лишние документы тоже вредят: они расширяют поле для претензий.
4. Подготовьте людей к допросам
Свидетелей вызывают повесткой (ст. 90 НК РФ). Неявка без уважительной причины грозит штрафом 1 000 ₽, неправомерный отказ от показаний или заведомо ложные показания — 3 000 ₽ (ст. 128 НК РФ). Но свидетель вправе не давать показания против себя и близких родственников (ст. 51 Конституции РФ), прийти с представителем и прочитать протокол перед подписью, внеся замечания.
Показания директора, бухгалтера и менеджеров — частый источник претензий: люди путаются в датах и контрагентах, а протокол потом становится доказательством. Подготовка не означает «заучивание ответов» — это восстановление фактов по документам, чтобы показания совпадали с первичкой.
5. Оцените «проблемные» сделки
Чаще всего вопросы возникают к контрагентам. Статья 54.1 НК РФ запрещает уменьшать налоги за счёт искажения фактов и требует, чтобы сделку исполнил именно тот контрагент, который указан в документах. Поэтому инспекция проверяет реальность поставок, наличие у поставщика ресурсов, движение денег.
Соберите доказательства реальности сделок заранее: договоры, переписку, транспортные документы, сведения о том, как выбирали поставщика. Это пригодится и на допросах, и при возражениях.
6. Что могут сделать проверяющие на месте
Инспекторы вправе осматривать помещения и территории (ст. 92 НК РФ), проводить инвентаризацию, назначать экспертизу, а при угрозе уничтожения документов — проводить выемку. Осмотр проводится в присутствии понятых или с видеозаписью. Назначьте ответственного, который встречает проверяющих и фиксирует, что и когда им передано.
7. Помните о сроках после проверки
Акт составляется в течение двух месяцев после справки (п. 1 ст. 100 НК РФ) и вручается в течение пяти дней. На письменные возражения у вас будет один месяц со дня получения акта (п. 6 ст. 100 НК РФ). Затем материалы рассматриваются с вашим участием, и выносится решение.
Решение можно обжаловать в УФНС России по Красноярскому краю апелляционной жалобой до вступления его в силу, а затем — в Арбитражном суде Красноярского края. Без жалобы в вышестоящий налоговый орган в суд не обратиться.
Как вести себя с проверяющими
Проверка — это не конфликт, а процедура с правилами для обеих сторон. Спокойный деловой тон и аккуратная переписка работают лучше, чем отказ от общения или, наоборот, попытка «договориться» устно. Всё, что передаётся инспекции, передаётся по описи. Все устные вопросы — с просьбой оформить их требованием. Если проверяющим нужно рабочее место, его предоставляют, но доступ к документам за пределами проверяемого периода не открывают.
Ведите собственный журнал проверки: даты требований и ответов, кого вызывали на допросы, какие документы изъяты. Через полгода это поможет восстановить картину и найти процедурные нарушения, если они будут.
Типичные ошибки компаний
- Отправлять документы без описи и без проверки — потом невозможно доказать, что именно передано.
- Пропускать срок ответа на требование, не направив уведомление о продлении.
- Отпускать сотрудников на допрос без подготовки и без представителя.
- Создавать «задним числом» документы по спорным сделкам — экспертиза давности документов это выявит, а ответственность станет тяжелее.
- Ждать акта, чтобы «тогда и заняться», хотя доводы уже сложились во время проверки.
Чек-лист на первую неделю
- Прочитать решение: налоги, период, состав группы, дата вручения.
- Назначить ответственного за взаимодействие с инспекцией.
- Составить список сделок и контрагентов, которые могут вызвать вопросы.
- Собрать доказательства реальности этих сделок.
- Предупредить сотрудников о возможных повестках и договориться о подготовке.
- Подключить юриста, если у вас нет опыта проверок.
Можно ли уменьшить доначисления
Если в ходе проверки становится ясно, что ошибка действительно была, иногда выгоднее признать её и доплатить налог и пени до вынесения решения. Это не отменяет штраф, но учитывается как смягчающее обстоятельство. При наличии хотя бы одного смягчающего обстоятельства штраф уменьшается не меньше чем в два раза (п. 3 ст. 114 НК РФ). К смягчающим также относят тяжёлое финансовое положение, совершение нарушения впервые, социальную значимость деятельности.
Если же претензии необоснованны, лучше не соглашаться «чтобы не ссориться»: признание фактов в пояснениях потом трудно опровергнуть в суде. Решение о тактике принимают после разбора документов, а не под давлением сроков.
Если проверяют ИП или компанию в ликвидации
Правила для индивидуальных предпринимателей те же: тот же период, сроки и права. Ликвидируемую организацию инспекция вправе проверить вне плана и независимо от предыдущих проверок (п. 11 ст. 89 НК РФ) — об этом стоит помнить тем, кто решил закрыть ООО.
Главное: позиция, выстроенная во время проверки, стоит дороже любой жалобы после неё. Если проверка уже началась, разберём решение бесплатно и предложим план сопровождения проверки. Если акт уже на руках — помогут возражения на акт, а при необходимости — налоговый спор в суде.